Waarom een opgeruimde desktop je productiviteit verhoogt

Persbericht - Een opgeruimde desktop is misschien niet het eerste waar je aan denkt wanneer je bezig bent met je werk. Iedereen is altijd maar druk en de meeste mensen ziet er geen meerwaarde in. Sterker nog, sommige mensen zullen het fijn vinden om zoveel mogelijk bestanden, documenten of foto’s op hun scherm te kunnen zien. Zo hebben zij alles bij de hand en waarschijnlijk weten zij ook altijd alles snel te vinden. Er zitten echter wat nadelen aan een druk computerscherm.

Het blijkt dat computers niet per se langzaam worden van het bewaren van documenten op je scherm. We horen je al denken: wat kan er dan gebeuren? Er zijn twee andere factoren die invloed hebben door het bewaren van grote hoeveelheden data op je scherm.

Ten eerste heeft het een negatieve invloed op je productiviteit. Zelfs wanneer je denkt dat je weet waar alles staat. Met een druk scherm kost het meer tijd om bestanden te vinden, kun je het verkeerde bestand bewerken of kun je juist een bestand verwijderen dat je wel nodig had. Dit kan leiden tot frustratie en zorgt ervoor dat je minder efficiënt werkt.

De tweede reden dat je je desktop opgeruimd moet zijn is om gegevens veilig te houden. Nieuwe cyberdreigingen en hackers staan altijd om de hoek om toe te slaan wanneer je het niet verwacht. Het is hierbij vooral belangrijk dat je apps verwijdert die je niet gebruikt, zowel van je desktop, als telefoon en tablet. Zo was er een onderzoek van Interceptd dat aantoonde dat 21,3% van de iOS Apps en 26,9% van de Android Apps fraude gevoelig zijn. Zelfs officiële apps kunnen (mogelijk onbedoeld) bepaalde data in gevaar brengen. Het bewaren van oude apps die je niet gebruikt, om wat voor reden dan ook, vergroot dus de kans dat cyber criminelen kunnen toeslaan. Als je meer wilt weten over hoe je je medewerkers bewuster maakt van cybercrime kun je dat hier lezen.

Genoeg reden dus om je desktop op te ruimen! We hebben vijf tips voor je op een rijtje gezet die je daarbij kunnen helpen.

1. Wat heb je nodig?

Ga na welke mappen je het meest gebruikt en welke mappen je niet of nauwelijks gebruikt. Die laatste kun je waarschijnlijk helemaal verwijderen. Je kunt ook in deze mappen nagaan welke bestanden je nog nodig hebt en welke niet meer, zo hoef je niet gelijk de hele map te verwijderen. En vergeet niet om ongebruikte apps te verwijderen.

2. Verminder het aantal shortcuts

Je hebt geen shortcuts nodig op je computerscherm. Shortcuts zijn de icoontjes op de desktop die leiden naar een bepaald programma of document. Deze kun je bij Windows terug vinden in het Start menu en bij Mac kun je die vinden onder Finder. In beide gevallen kun je dus makkelijk zoeken zonder dat je alle icoontjes nodig hebt in het zicht.

3. Gebruik je taakbalk

Wanneer je bepaalde programma’s op je computer veel gebruikt kun je ze op je takenbalk plaatsen. Zo staan ze overzichtelijk onderaan je scherm. Hier zijn ze makkelijker te vinden dan op je desktop.

4. Probeer Quick Access

Windows 10 heeft een tool die onwijs handig is om bestanden te vinden, genaamd Quick Acces of “snelle toegang”. Je vindt deze tool wanneer je naar bestanden gaat en links bovenaan kijkt. Wanneer je een document opslaat en hem vervolgens naar “snelle toegang” verplaatst kun je hem makkelijker zien en terug vinden. Een Mac heeft een vergelijkbare tool die je kunt vinden in het Finder menu onder file launcher: Recents. Hier worden je meest recente documenten geplaatst in chronologische volgorde.

5. Samenvoegen

Wanneer je toch alles op je desktop wil bewaren, ga dan documenten samenvoegen. Maak mapjes en verzamel alle gerelateerde documenten in dat mapje. Zo heb je meer overzicht over al je documenten en kun je bestanden makkelijker vinden. Je desktop ziet er georganiseerder uit, zonder dat je afstand hebt gedaan van bepaalde documenten.

Tot slot

Behalve dat je alleen je desktop opruimt, is het belangrijk dat je hele computer opgeruimd is. Verwijder oude e-mails die je niet meer nodig hebt en ruim je digitale prullenbak op. Daarnaast kun je aan de slag gaan met de Clean Desk Policy om je hele bureau netjes te krijgen. Hoe je dat het beste kun doen, vertellen we je hier. Maar hoe erg je desktop, computer en bureau er ook aan toe zijn, het is nooit te laat om te beginnen met opruimen!