Waarom een zakelijk e-mailadres onmisbaar is voor uw bedrijf

Het gebruik van een privé-e-mailadres is prima voor het verzenden van familiefoto’s, uitnodigingen voor verjaardagen en/of het maken van privé afspraken. Voor zakelijk gebruik zijn deze e-mailadressen minder geschikt aangezien de professionele uitstraling ontbreekt.

Het mailen vanuit uw bedrijfsnaam heeft daarnaast als voordeel dat het voor herkenbaarheid van uw bedrijf zorgt. Met elke e-mail die u verstuurt, deelt u de bedrijfsnaam.

Welke e-mailadressen zijn gebruikelijk?

Een zakelijk e-mailadres voor bedrijven bestaat uit de domeinnaam van uw bedrijf en een toevoeging van bijvoorbeeld de naam van een medewerker of een specifieke afdeling. Middels deze toevoeging laat u aan de ontvanger(s) weten van wie zij een reactie kunnen verwachten. Hieronder staan enkele voorbeelden met een korte omschrijving waar zij voor worden gebruikt:

naam@uwbedrijf.nl – veel gebruikt voor persoonlijk contact
info@uwbedrijf.nl – e-mailadres voor algemene communicatie
sales@uwbedrijf.nl – vaak gebruikt door een salesafdeling om extern te communiceren
klantenservice@uwbedrijf.nl – gebruikt om duidelijk te maken dat u met een klantenservice contact op neemt

Wanneer begint u een zakelijk e-mailadres:

Veel ondernemers beginnen al vroeg met het registreren van een domeinnaam voor hun bedrijf. Het advies luidt dan ook: registreer zo vroeg mogelijk een domeinnaam met een mailadres voor uw bedrijf. Zo bouwt u snel bekendheid op, al vóór de oprichting van uw bedrijf. Deze goedkope vorm van branding levert u al voordeel op voor de inschrijving bij de Kamer van Koophandel en voorkomt dat iemand anders uw domeinnaam claimt.

Herkenbaarheid in de Postvak IN

Doordat zakelijke e-mailadressen gemakkelijk te herkennen zijn vanuit uw bedrijf, zorgt dit er voor dat deze eerder worden geopend dan wanneer zij verzonden worden vanuit een onherkenbaar of persoonlijk e-mailadres. Uw info@uwbedrijf.nl kunt u ook gemakkelijk koppelen aan een e-mailmarketing tool om uw nieuwsbrieven aan klanten te versturen. Veel gebruikte diensten hiervoor zijn Mailchimp en SendGrid. Om deze mailings te kunnen versturen, moet u vaak een regel (SPF-record) toevoegen aan de DNS-instellingen van uw domeinnaam en uw e-mailadres verifiëren. Veel domeinnaam leveranciers kunnen u helpen met het instellen van deze DNS-instellingen.   

Welke opties zijn er om een zakelijk e-mailadres op te zetten voor uw bedrijf?

Er zijn verschillende mogelijkheden om een zakelijk mailadres op te stellen voor uw onderneming. Veel ondernemers kiezen voor een domeinnaam met een e-mailadres en betalen hier een eenmalig of vast bedrag voor. Deze mailadressen kunnen aan alle apparaten en e-mailclients zoals Outlook en Office 365 worden gekoppeld en zijn gemakkelijk overal te beheren via bijvoorbeeld een webmailfunctie.

Ondernemers kunnen een zakelijk e-mailadres opzetten via diensten zoals G Suite, Office 365 en Places.nl. Als een professioneel e-mail niets voor uw bedrijf is, dan kunt u overwegen om gebruik te maken van een e-mailadres van bijvoorbeeld de gratis varianten van Outlook of Gmail.