Waarom een zakelijk e-mailadres onmisbaar is voor uw bedrijf

Het gebruik van een privé-e-mailadres is prima voor het verzenden van familiefoto’s, uitnodigingen voor verjaardagen en/of het maken van privé afspraken. Voor zakelijk gebruik zijn deze e-mailadressen minder geschikt aangezien de professionele uitstraling ontbreekt.

Het mailen vanuit uw bedrijfsnaam heeft daarnaast als voordeel dat het voor herkenbaarheid van uw bedrijf zorgt. Met elke e-mail die u verstuurt, deelt u de bedrijfsnaam.

Welke e-mailadressen zijn gebruikelijk?

Een zakelijk e-mailadres voor bedrijven bestaat uit de domeinnaam van uw bedrijf en een toevoeging van bijvoorbeeld de naam van een medewerker of een specifieke afdeling. Middels deze toevoeging laat u aan de ontvanger(s) weten van wie zij een reactie kunnen verwachten. Hieronder staan enkele voorbeelden met een korte omschrijving waar zij voor worden gebruikt:

naam@uwbedrijf.nl – veel gebruikt voor persoonlijk contact
info@uwbedrijf.nl – e-mailadres voor algemene communicatie
sales@uwbedrijf.nl – vaak gebruikt door een salesafdeling om extern te communiceren
klantenservice@uwbedrijf.nl – gebruikt om duidelijk te maken dat u met een klantenservice contact op neemt

Wanneer begint u een zakelijk e-mailadres:

Veel ondernemers beginnen al vroeg met het registreren van een domeinnaam voor hun bedrijf. Het advies luidt dan ook: registreer zo vroeg mogelijk een domeinnaam met een mailadres voor uw bedrijf. Zo bouwt u snel bekendheid op, al vóór de oprichting van uw bedrijf. Deze goedkope vorm van branding levert u al voordeel op voor de inschrijving bij de Kamer van Koophandel en voorkomt dat iemand anders uw domeinnaam claimt.

Herkenbaarheid in de Postvak IN

Doordat zakelijke e-mailadressen gemakkelijk te herkennen zijn vanuit uw bedrijf, zorgt dit er voor dat deze eerder worden geopend dan wanneer zij verzonden worden vanuit een onherkenbaar of persoonlijk e-mailadres. Uw info@uwbedrijf.nl kunt u ook gemakkelijk koppelen aan een e-mailmarketing tool om uw nieuwsbrieven aan klanten te versturen. Veel gebruikte diensten hiervoor zijn Mailchimp en SendGrid. Om deze mailings te kunnen versturen, moet u vaak een regel (SPF-record) toevoegen aan de DNS-instellingen van uw domeinnaam en uw e-mailadres verifiëren. Veel domeinnaam leveranciers kunnen u helpen met het instellen van deze DNS-instellingen.   

Welke opties zijn er om een zakelijk e-mailadres op te zetten voor uw bedrijf?

Er zijn verschillende mogelijkheden om een zakelijk mailadres op te stellen voor uw onderneming. Veel ondernemers kiezen voor een domeinnaam met een e-mailadres en betalen hier een eenmalig of vast bedrag voor. Deze mailadressen kunnen aan alle apparaten en e-mailclients zoals Outlook en Office 365 worden gekoppeld en zijn gemakkelijk overal te beheren via bijvoorbeeld een webmailfunctie.

Ondernemers kunnen een zakelijk e-mailadres opzetten via diensten zoals G Suite, Office 365 en Places.nl. Als een professioneel e-mail niets voor uw bedrijf is, dan kunt u overwegen om gebruik te maken van een e-mailadres van bijvoorbeeld de gratis varianten van Outlook of Gmail.

Places.nl is hét online ondernemersplatform van Nederland met als doel ondernemers te helpen met hun (online) vindbaarheid en bereikbaarheid. Of dit nu door een veilige snelle website is, door 24/7 antwoordservice, een goede lokale vindbaarheid of goede bedrijfsreputatie.