Zo kies je de perfecte evenementenlocatie

Staat er een bedrijfsevenement op de planning? Dan ben je waarschijnlijk al druk op zoek naar de juiste locatie. In veel gevallen valt of staat het succes van je evenement namelijk met de plaats waar het gehouden wordt. We geven je dan ook graag een aantal handige tips die je helpen met het kiezen van de juiste evenementenlocatie!

1. Ga op tijd zoeken

Zodra je budget bepaald is en je een schatting van het aantal bezoekers hebt kunnen maken, is het tijd om naar de juiste locatie te gaan zoeken. Zorg dat je hier zeker zo’n 4 tot 6 maanden van te voren mee begint zodat je de locatie kunt reserveren. Zeker populaire locaties kunnen zomaar eens volgeboekt zijn, je wilt dus niet voor verrassingen komen te staan!

2. Kijk naar je doelgroep

Houd bij het kiezen van een locatie ook rekening met je doelgroep. Waar komen ze vandaan? Wanneer ze uit verschillende locaties in Nederland komen is het verstandig een centrale locatie te kiezen. Wanneer de afstand naar de evenementenlocatie te ver is, heb je kans dat mensen afhaken gezien de lange reistijd. En dat wil je natuurlijk voorkomen!

Extra tip: reist een groot deel van je doelgroep met het openbaar vervoer? Zorg dan dat de locatie in de nabijheid van een bushalte of treinstation is. Kun je geen locatie in de buurt van het ov vinden, kijk dan of je pendelbussen kunt regelen die je gasten van het station naar je evenement kunnen rijden. Nóg beter zou zijn om vervoer van en naar het evenement te regelen. Bijvoorbeeld door eerst op kantoor te verzamelen en daarna met bussen richting de locatie te vertrekken.

3. De parkeermogelijkheden

De kans is groot dat een deel van je bezoekers met de auto naar het evenement komt; en dan is het natuurlijk belangrijk om voldoende parkeermogelijkheden te hebben. Niet alleen zorg je er zo voor dat de bezoekers hun auto kwijt kunnen, maar je biedt op deze manier ook een stukje extra service; en dat stukje service kun je natuurlijk al aanprijzen in je promotionele uitingen!

4. De capaciteit

Hoeveel bezoekers verwacht je? Zodra je een ruwe schatting van het aantal bezoekers hebt kun je op zoek naar een evenementenlocatie met de juiste capaciteit. De locatie heeft zich natuurlijk te houden aan brand-en veiligheidsvoorschriften en kan hierdoor niet meer dan het maximale aantal personen toestaan. Ga daarom op tijd op zoek naar de juiste locatie voor jouw bedrijfsevemenent.

5. Diensten en voorzieningen

Heb je bepaalde voorzieningen nodig, zoals tafels en stoelen, of diensten zoals een buffet of eetstalletjes? Dan is het belangrijk om dit als zoekcriteria mee te nemen in je zoektocht naar de juiste evenementenlocatie!

Waar houd jij rekening mee met het kiezen van een goede evenementenlocatie?