Verdienen aan Brussel

 

Een goudmijn voor ondernemers. Het Europese ambtenarenapparaat koopt jaarlijks voor vele miljarden aan producten en diensten in. De Europese Commissie alleen al heeft een spend van meer dan drie miljard euro. Ook slurpte het Europese Parlement vorig jaar voor bijna 500 miljoen euro aan ict-diensten en consultancywerk op.

Iedere ondernemer in de Europese Unie mag zakendoen met die instellingen. Er is een wet in het leven geroepen die het zakendoen van mkb-bedrijven met de instellingen beoogt te bevorderen. Alles boven de 60.000 euro moeten de instellingen publiekelijk aanbesteden. Als Nederlandse ondernemer zit je relatief dicht bij het vuur, maar hoe haal je Europa binnen als klant?

 

De drie gebruikelijke trajecten:

1. In één keer aanbesteden: een instelling doet een call for tender. Deelnemers dienen bij hun aanvraag direct een offerte in. Tijd om in te dienen: 52 dagen.
2. Tweetrapsraket: er wordt eerst een short list samengesteld (waarvoor je solliciteert). De uitgekozen kandidaten mogen dan een offerte maken. Tijd om je op te geven voor de lijst: 37 dagen.
3. Lijst van voorkeursleverancier: een instelling doet een invitation for an expression of interest. Daaruit kiest ze een aantal voorkeursleveranciers voor de duur van drie jaar.

 

10 tips:

1. Maak een online marktscan

Je kunt vrij eenvoudig achterhalen of er vraag is naar jouw product of dienst. Het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie publiceert alle tenders. Ga naar de online versie: TED (Tenders Electronic Daily). Zoek op een trefwoord. Als je jezelf registreert is er een archieffunctie. Staat er niet direct een call for tender uit op het moment? Op de portaalsite van de Europese Unie  tref je directe links naar de lopende gunningen van de verschillende instellingen. Je kunt tot op detail achterhalen wat er in de afgelopen jaren is aanbesteed, aan wie, voor welke bedragen en – heel belangrijk – wanneer de gunningen eindigen. Zo kun je zien of er snel een nieuwe tender voor jouw product aan te zit te komen. De inkopers van instellingen hanteren altijd een van deze twee aanbestedingsstrategieën: ofwel de laagste prijs ofwel de economisch  voordeligste inschrijving (combinatie prijs en kwaliteit).

2. Ook interessant voor éénpitters

De instellingen van EU zoeken regelmatig adviseurs/projectmanagers/vakspecialisten. Je kunt in TED zoeken, maar ook op het niveau van de uitvoerende beleidsorganen: de Directoraten-Generaal. Als je al zaken doet met bijvoorbeeld de Nederlandse overheid, kun je jezelf laten introduceren bij haar Europese collega’s. Mond-tot-mondreclame werkt ook in Europa het beste.

 

3. Speel iemand in de organisatie vrij

Er komt veel papierwerk op je af. Het is van belang dat je capaciteit in je bedrijf reserveert voor het managen van de aanvraag. Geen tijd en geld? Schrijf een interessante stageopdracht uit.

 

4. Zoek een strategische partner

Samen kun je een aanbesteding binnenhalen waarvoor je alleen te weinig volume hebt. Ook helpt het als je voor after sales (zoals onderhoudsservice) een lokale partner zoekt. Op de site van de Europese Commissie  vind je informatie over het vinden van een zakenpartner.

 

5. Heb geduld

Ga niet nabellen. Hanteer als vuistregel: na het indienen van de offerte duurt het minimaal een half jaar voordat je de eerste orders ontvangt.

 

6. Vat de eisen in de procedure niet lichtzinnig op

Voordat je offerte in behandeling wordt genomen, is er een commissie die checkt of je aan alle criteria voldoet. Wordt er gevraagd om vijf cv’s op te sturen, stuur er geen vier op, je voorstel gaat ongeopend in de prullenbak.

 

7. Zet nooit je huisstijl op correspondentie

Een vormvereiste die je makkelijk over het hoofd ziet.

8. Vraag altijd een ontvangstbevestiging

Je offerte een uur te laat op de mat, vergeet het maar. Een ontvangstbevestiging is je enige houvast. Als je niet op een DHL, TNT, UPS vertrouwt, stap zelf in de trein.

9. Leer het bestek uit je hoofd

Doe dit niet een week voor het indienen van de offerte. Er staan veel details die fungeren als SLA’s. Een fout levert je zo een paar duizend euro boete op.

 

10. Mik als nieuwkomer op kleine opdrachten

Bij bestellingen onder de 60.000 euro gelden er lichtere eisen over het verstrekken van historische balansgegevens- belangrijke drempel voor nieuwkomers.

 

Welke EU-instellingen kun je tot klant maken?

•    Europees Parlement
•    Raad van de Europese Unie
•    Europese Commissie
•    Europese Centrale Bank
•    Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen
•    Europese Rekenkamer
•    Europees Economisch en Sociaal Comité
•    Comité van de Regio’s
•    Europese Bestuursschool

 

EU-reis

Dit verhaal is mede tot stand gekomen op basis van ervaringen van ondernemers die deelnamen aan de EU-reis naar Brussel op 19 mei 2010. Een groep van ongeveer dertig Nederlandse ondernemers- geïnteresseerd in zakendoen met Brussel- maakten tijdens die reis kennis met inkopers van EU-instellingen. De reis werd georganiseerd door het Enterprise Europe Network (EEN) en de NL EVD Internationaal, waar ondernemers onder meer terecht kunnen met vragen over Europese regelgeving, maar ook in contact kunnen komen met samenwerkingspartners (ondernemers of universiteiten) in andere europese landen.

 

Lees op de site van de Europese Commissie ook deze handleiding zakendoen met Europa .

Meer weten over het opstellen van een offerte? Gebruik deze vier tips.

Lees ook het boek Praktijkboek aanbestedingen. of volg de training  Aanbestedingscontracten winnen